Podpis cyfrowy inaczej zwany podpisem elektronicznym to dane w postaci elektronicznej służące (przy wymianie informacji drogą elektroniczną) do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i do potwierdzania autentyczności dokumentu. Stosowanie podpisu cyfrowego gwarantuje, że przesyłka pochodzi od deklarowanego nadawcy oraz, że jej zawartość nie została zmieniona. W przypadku korespondencji papierowej, charakter pisma i podpis identyfikują autora i dają pewność, że jest nadawcą wiadomości, taką samą funkcję pełni podpis cyfrowy dla korespondencji wysyłanej drogą elektroniczną.

Podpis cyfrowy jest matematycznym algorytmem w wyniku działania którego otrzymywana jest zaszyfrowana informacja doklejana do przesyłanej wiadomości - podpis. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne są zabezpieczone przed modyfikacją przez osoby nieupoważnione. Każda, nawet przypadkowa, zmiana w treści przesyłki jest sygnalizowana przez komputer odbiorcy.
      
Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu.

Kwalifikowany podpis cyfrowy spełnia 3 ważne funkcje:

• zapewnia integralność – daje pewność, że treść dokumentu nie została zmieniona,
• zapewnia niezaprzeczalność - autor wiadomości nie może zaprzeczyć, że wysłał wiadomość i ją podpisał,
• zapewnia wiarygodność nadawcy - masz pewność że wiadomość jest wysłana przez osobę, która się podpisała pod nią.

We wszystkich miastach wojewódzkich oraz w Koszalinie działa sieć 17 Ośrodków Rejestracji Kluczy (ORK). ORK tworzą wykwalifikowani pracownicy przeszkoleni w zakresie rozpoznawania fałszerstw dokumentów tożsamości i podpisów własnoręcznych. W każdym z ORK klienci mogą:

• podpisać umowę na świadczenie usług certyfikacyjnych,
• otrzymać certyfikat kwalifikowany oraz wszystkie elementy niezbędne do składania i weryfikacji bezpiecznych podpisów elektronicznych,
• uzyskać fachową pomoc w zakresie instalacji i obsługi bezpiecznych urządzeń do składania podpisów