Efektywne wykorzystanie możliwości związanych z elektronicznym przetwarzaniem danych spowodowało konieczność zmiany postrzegania pisma urzędowego jako tradycyjnego dokumentu papierowego. Tradycyjna forma dokumentu kojarzy się z zapisaną kartką papieru opatrzoną podpisem oraz pieczęcią i takie wyobrażenie odpowiada istocie dokumentu urzędowego. Weryfikację dotychczasowej definicji dokumentu spowodowała konieczność dostosowania przepisów prawa do rozwoju nowoczesnych technologii informatycznych. Regulując prawne aspekty komunikacji elektronicznej ustawodawca uznaje za podstawę funkcjonowania e-administracji dokument elektroniczny. Zgodnie z definicją jest to „stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”. Struktura fizyczna dokumentu elektronicznego jest wynikiem przetworzenia informacji zawartych w dokumencie elektronicznym, w tym kodowania i szyfrowania. Rozporządzenie w sprawie minimalnych wymagań dla systemów informatycznych określa format XML stanowiący jedyny dopuszczalny format do edycji oraz przetwarzania e-dokumentów w administracji. Pozostałe formaty mogą być stosowane jedynie do wizualizacji dokumentów XML.